Danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng

Bạn đang chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng nhưng có quá nhiều việc phải lo khiến bạn không biết phải bắt đầu công việc như thế nào cho hợp lý và khoa học? Tuy phần lớn công việc bạn có thể giao cho đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Nhưng vẫn còn rất nhiều việc cá nhân chỉ bạn mới có thể sắp xếp được. Dưới đây là một vài gợi ý về danh sách tổng hợp các công việc cần làm khi chuyển văn phòng, các bạn hãy cùng Chuyển Nhà Toàn Cầu xem qua nhé!

Danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng

Nếu bạn đang tìm kiếm tài liệu giúp bạn tổ chức công việc diễn ra thuận lợi hơn, thì bài viết này của chuyển nhà Toàn Cầu sẽ rất có ích với bạn. Nào, cùng xem qua danh sách những việc cần làm khi chuyển văn phòng là gì nhé!

Giai đoạn lập kế hoạch

Đây là giai đoạn quan trọng nhất sẽ quyết định xem kế hoạch di chuyển có diễn ra thuận lợi hay không.

1. Lập kế hoạch chi tiết những công việc cần thực hiện & dự kiến thời gian, chi phí cho từng hạng mục

Những hạng mục trong bản kế hoạch di chuyển bao gồm 6 nhiệm vụ chính sau đây:

• Thiết kế & thi công nội thất văn phòng
• Làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh
• Đóng gói vật dụng và tài sản cần chuyển đi
• Bố trí, sắp xếp và ổn định vị trí, chỗ ngồi cho các phòng ban ở văn phòng mới
• Hoàn tất thủ tục kết thúc hợp đồng cho thuê văn phòng tại nơi cũ

Thông thường các công việc này tiến hành theo tuần tự như trên. Tuy nhiên sẽ có một số công việc xảy ra chồng chéo với nhau. Vậy nên bạn cần có bảng kế hoạch triển khai cụ thể để mọi việc được diễn ra suông sẻ.

Giai đoạn chuẩn bị

Nên thông báo quản lý tòa nhà về dự định chuyển đi và trao đổi về điều kiện kết thúc hợp đồng.

1. Đọc lại hợp đồng thuê, kiểm tra thời hạn hợp đồng và quy định hoàn trả bàn giao mặt bằng

2. Thông báo quản lý tòa nhà về thời gian trả mặt bằng cũng như trao đổi về điều kiện kết thúc hợp đồng.

3. Thông báo về việc di chuyển trong nội bộ, phân công nhiệm vụ cho các nhóm & từng bộ phận về những thay đổi sắp đến.

Những công việc cần trao đổi là: Thời gian di chuyển dự kiến, hướng dẫn cách sắp xếp & phân loại vật dụng khi rời đi.

Tùy theo độ quy mô của công ty mà thời gian thông báo này có thể sớm hay chậm. Đối với những doanh nghiệp lớn thì thời gian thông báo nên được diễn ra ít nhất trước 1 tháng để các bộ phận bố trí dọn dẹp & sắp xếp công việc.

4. Tìm kiếm những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng để được trợ giúp. Những đơn vị này sẽ tiếp nhận nhu cầu của bạn và giới thiệu cho bạn với những tòa nhà văn phòng phù hợp nhất. Qua đó, có thể giúp tiết kiệm thời gian và tìm được văn phòng ưng ý.

5. Tìm kiếm nhà thầu thiết kế & thi công văn phòng. Đây là những người sẽ có thể giúp bạn lập kế hoạch chi phí làm nội thất, cũng như tư vấn những thiết kế, cách bố trí mặt bằng văn phòng. Bạn nên tìm kiếm nhà thầu thi công nội thất trước khi tìm & ký hợp đồng thuê văn phòng.

6. Lên danh sách những tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê

7. Sắp xếp thời gian đi tham quan mặt bằng, xem xét thực tế và lấy thông tin. Sau đó tổng hợp, phân tích chọn lựa tòa nhà phù hợp nhất để đàm phán.

8. Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Nếu quy mô diện tích lớn thì bạn cần thực hiện thêm bước lên thiết kế bố trí mặt bằng, thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp trước khi ký thư mời thuê.

9. Ký hợp đồng với nhà thầu thiết kế & thi công nội thất

10. Giám sát thi công nội thất (thông thường sẽ mất 1 tuần – 1 tháng. Tuy nhiên, những diện tích lớn hơn thì thời gian thi công có thể mất nhiều tháng hơn)

11. Làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh.

12.Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa điểm mới

13. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ và website

14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng

15. Chọn lựa đơn vị vận chuyển và trao đổi thời gian di chuyển.

Giai đoạn chuyển đi

1. Bạn có thể giao công việc đó cho đơn vị vận chuyển uy tín họ sẽ giúp bạn thu dọn, đóng gói tất cả hồ sơ trang thiết bị cần vận chuyển sang văn phòng mới.

Giai đoạn dọn dẹp & ổn định

Công đoạn cuối cùng là hoàn trả mặt bằng và hoàn tất thủ tục trả văn phòng tại nơi cũ

1. Dọn dẹp văn phòng. Bạn có thể tự dọn dẹp văn phòng hay thuê những đơn vị bên ngoài để hỗ trợ

2. Sắp xếp & ổn định chỗ ngồi, sơ đồ vị trí cho mỗi bộ phận, mỗi nhân viên

3. Hoàn trả mặt bằng & hoàn tất thủ tục thuê văn phòng tại nơi cũ

Trên đây là một số các công việc cần làm khi chuyển văn phòng hy vọng có thể góp phần giúp bạn thực hiện thành công nhiệm vụ chuẩn bi cho  chuyển văn phòng cho công ty mình. Đây là lúc bạn có thể tổ chức ăn mừng thành công cho bản kế hoạch hoàn hảo của mình, hoặc chúc mừng cho một chỗ làm mới tuyệt vời nào. Khi bạn có nhu cầu cần tìm văn phòng, chuyển văn phòng hãy liên hệ ngay với chúng tôi Chuyển Nhà Toàn Cầu để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất nhé!

>> Tham khảo dịch vụ chuyển văn phòng tại website: https://dichvuchuyennhagiare.com.vn/chuyen-van-phong-tron-goi-2/